hubungan pr dengan pihak ekstren

HUBUNGAN PR DENGAN PIHAK EKSTERN

Definisi Eksternal Public Relations

Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan kebutuhan mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan lain. Oleh karena itu, perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan khalayak pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.

Salah satunya adalah dalam komunikasi dengan publik eksternal dalam informatif dan persuasif. Informasi yang disajikan harus adil, menyeluruh dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga rasa yang dihasilkan dari bunga.

Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan humas eksternal mencakup bagaimana untuk memperluas pasar untuk produksi, memperkenalkan produk kepada masyarakat, penghargaan dan penerimaan publik dan masyarakat, menjaga hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan publik opini terhadap perusahaan, menjaga hubungan baik dengan pers dan pemimpin opini, menjaga hubungan baik dengan masyarakat dan pemasok terkait dengan operasi perusahaan dan mencapai rasa simpati dan kepercayaan dari publik di masyarakat.

Publik Ekasternal adalah public yang berada di luar organisasi/instansi/perusahaan yang harus diberikan penerangan/informasi untuk dapat membina hubungan baik. Sama juga halnya dengan public internal maka public eksternal juga menyesuaikan diri dengan bentuk atau sifat, jenis dan karakter dari organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian maka yang menjadi public kesternal suatu organisasi akan berbeda dengan organisasi lainnya.

 Publik Eksternal Dan Bentuk Hubungan Eksternal Perusahaan

 a. Publik Eksternal suatu Perusahaan

1. Publik Pers (Press Public)

2. Publik Pemerintahan (Government Public)

3. Publik Masyarakat Sekitar (Community Public)

4. Publik Rekanan/Pemasok (Supplier Public)

5. Publik Pelanggan (Costumer Public)

6. Publik Konsumen (Consumer Public)

7. Publik Bidang Pendidikan (Educational Public)

8. Publik Umum (General Public)

 b. Hubungan Eksternal suatu Perusahaan

Dengan adanya public eksternal dalam lingkup kegiatan PR tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public eksternal. Sifat hubungannya disebut hubungan eksternal (Eksternal Relations). Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :

1. Press Relations (Hubungan dengan pihak pers)

2. Government Relations (Hubungan dengan pihak pemerintah)

3. Community Relations (Hubungan dengan masyarakat sekitar)

4. Supplier Relations (Hubungan dengan para rekanan/pemasok)

5. Costumer Relations (Hubungan dengan para pelanggan)

6. Consumer Relations (Hubungan dengan pada konsumen)

7. Educational Relations (Hubungan dengan bidang pendidikan)

8. General Relations (Hubungan dengan Umum)

1.    PRESS RELATIONS (Hubungan Dengan Pihak Pers)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan pihak pers.Arti harpiah daripad press adalah percetakan, namun pada perkembangan selanjutnya istilah pers dapat diartikan sebagai pihak-pihak yang berkecimpung dalam hal pemberitaan, jadi tidak saja surat kabar, tapi juga meliputi berbagai media seperti TV, Radio, dsb. Prinsipnya Press Relations adalah membina hubungan baik dengan orang-orang pers. Disamping membina, seorang PRO juga harus mengatur dan mengembangkan hubungan baik dengan pers dsb.

PR harus mempunyai hubungan yang baik dengan pers, sebab mereka mempunyai peranan penting dalam kemajuan dan perkembangan perusahaan/instansi yang menyangkut pemberitaan baik negative maupun positif. Jadi pers merupakan kunci kesuksesan dari kegiatan public relations suatu perusahaan.

·       Bentuk Hubungan Pers :

1. Press Release

2. Press Conference

3. Press Room

4. Press Tour

5. Press Reception

 2. GOVERNMENT RELATIONS (Hubungan dengan pihak pemerintah)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah atau dengan jawatan-jawatan resmi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

·         Bentuk hubungan Government Relations, antara lain :

1.      Memberikan ucapan selamat hari jadi pemerintah, pemerintah daerah atau kota.

2.        Pengiriman agenda bagi instansi-instansi pemerintah terkait.

3.         Mengadakan kegiatan kesenian, olah raga, mensponsori kegiatan baik dalam         konteks nasional maupun internasional dalam rangka mengharumkan nama bangsa.

4.         Mengundang pejabat pemerintah untuk meresmikan suatu acara perusahaan.

5.         Melakukan kegiatan lobby secara baik dengan pihak pemerintah untuk                memperlancar suatu kegiatan perusahaan.

3. COMMUNITY RELATIONS (Hubungan dengan masyarakat sekitar)

Public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan. Yang dimaksud dengan community disini adalah masyarakat sekitar/masyarakat setempat/tetangga.

·         Kegiatan community relations yang harus dilaksanakan, misalnya :

1.      Memberikan beasiswa bagi yang memerlukan khususnya bagi masyarakat sekeliling perusahaan.

2.       Mendirikan sekolah-sekolah dalam usaha menggalakan pendidikan.

3.      Mendirikan asrama-asrama bagi mereka yang memerlukan

4.       Mendirikan tempat ibadah.

5.       Mengadakan pembagian makanan, dll.

 4. SUPPLIER RELATIONS (Hubungan dengan pemasok)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan para investor agar segala kebutuhan organisasi/perusahaan/instansi dapat diterima dengan baik.

5. CONSUMER RELATIONS (Hubungan dengan pelanggan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para konsumen agar produk yang kita buat dapat diterima dengan baik oleh para konsumen. Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik dengan consumer sama dengan costumer yaitu dengan pelayanan melalui iklan, karena disamping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang tentunya memberikan keuntungan di pihak perusahaan juga ada keuntungannya bagi pihak consumer yaitu bagi pihak consumer merupakan input tentang bagaimana barang tersebut digunakan dan apa keuntungannya jika consumer menggunakan barang tersebut.

·         Kegiatan Costumer Relations diantaranya adalah :

1. Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggannya.

2. Memberikan ucapan selamat tahun baru untuk nasabah.

3. Pemberian kalender

4. Pemberian buku telepon

5. Melakukan publisitas

6. Memberikan informasi kegiatan periklanan

7. Memberikan potongan harga, dll

6.  EDUCATIONAL RELATIONS (Hubungan dengan bidang pendidikan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan lembaga-lembaga pendidikan. Misalnya:

1. Memberikan sumbangan dana untuk pendidikan

2. Memberikan sumbangan untuk pembangunan sekolah

3. Memberikan beasiswa

4. Menjadi bapak asuh bagi siswa berprestasi, dsb.

7. GENERAL RELATIONS (Hubungan dengan masyarakat umum)

Mengatur dan membina hubungan baik dengan public umum sehingga produk/jasa dari perusahaan kita dapat menjadi perhatiannya dan selanjutnya public umum ini dapat menjadi konsumen/pelanggan kita.

Publik Eksternal Dan Bentuk Hubungan Eksternal Lembaga Pendidikan

a. Publik Eksternal suatu Lembaga Pendidikan

1. Publik Pers (Press Public)

2. Publik Pemerintahan (Government Public)

3. Publik Umum (General Public)

4. Publik Alumni (Alumni Public)

5. Public Pemberi Dana Pendidikan (Donor Public)

6. Publik Bidang Pendidikan (Educational Public), dsb.

b. Hubungan Eksternal Lembaga Pendidikan

1. Hubungan Pers (Press Relations)

2. Hubungan Pemerintahan (Government Relations)

3. Hubungan Umum (General Relations)

4. Hubungan Alumni (Alumni Public)

5. Hubungan Pemberi Dana Pendidikan (Donor Relations)

6. Hubungan Bidang Pendidikan (Educational Relations), dsb.

Tindakan yang akan dilakukan humas eksternal seperti :

• Menganalisis dan menilai sikap dan opini publik menanggapi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam memobilisasi karyawan dan menerapkan metode
• Memegang koreksi dan saran kepada perusahaan terkemuka, terutama yang menerima pengawasan publik atau kritik.
• Mempersiapkan bahan penerangan dan penjelasan yang adil dan obyektif bahwa publik masih memperoleh kejelasan tentang semua kegiatan dan perkembangan perusahaan.
• Membantu pimpinan dalam hal menciptakan atau memperbaiki formasi menuju staf yang efektif.
• Melakukan investigasi atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik untuk barang yang diproduksi oleh perusahaan.

Kegiatan Eksternal Public Relations dimaksudkan untuk publik eksternal organisasi / perusahaan, yaitu semua elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak terkait langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat di sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing dan lain-lain.

Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan melakukan hal itu akan menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi / perusahaan dengan publik eksternal, sehingga menghasilkan citra yang baik dari perusahaan di mata publik.

Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh Humas Officer, yaitu :

Hubungan dengan komunitas (community relations)

Hubungan dengan masyarakat merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap lingkungan sekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai tanda terima kasih kepada perusahaan masyarakat. Dengan begitu menunjukkan bahwa perusahaan tidak hanya mengambil keuntungan dari mereka, tetapi berhati-hati dan ingin berbagi apa yang diperoleh perusahaan dari lingkungan yang dimiliki bersama-sama. Hubungan dengan komunitas ini sering diwujudkan dalam program Corporate Social Responsibility.

Hubungan dengan pelanggan (customer relations)

Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan dalam rangka meningkatkan loyalitas pelanggan dan kepercayaan dari produk dan perusahaan itu sendiri. Menurut Seitel (2001: 455) tujuan hubungan pelanggan, antara lain :

• Mempertahankan pelanggan yang sudah ada.
• Menarik pelanggan baru.
• Pemasaran / pengenalan produk atau jasa baru.
• Memfasilitasi penanganan pelanggan keluhan.
• Mengurangi biaya, hubungan pelanggan dapat dilakukan dengan berbagai cara, termasuk tur pabrik, iklan, film, pameran, publisitas, brosur, dan acara khusus.

Hubungan dengan media massa dan pers

Hubungan dengan media dan pers adalah sebagai alat, pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas kegiatan untuk program kerja halus atau aktivitas public relations komunikasi dengan masyarakat.

Dengan hubungan yang baik dengan media dan pers, perusahaan bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalkan negatif berita-pelaporan atau salah tentang perusahaan di media massa. Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal.

Formulir kontak hubungan melalui antara lain resmi konferensi pers, press tour (press tour), pers (press briefing), dan tekan penerimaan. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain, siaran pers, wawancara pers dan konferensi pers (press gathering).

Hubungan dengan pemerintah (government relations)

Sebuah hubungan yang baik dengan pemerintah untuk memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan kebijakan yang akan diambil oleh kebijakan pemerintah, sehingga kebijakan tersebut direalisasikan sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum.