Proses Public Relations
Public Relations merupakan suatu bentuk kegiatan komunikasi
dimana Public Relations lebih menitikberatkan kepada usaha untuk menumbuhkan
suasana kerjasama, menciptakan saling pengertian antara public yang
berkepentingan dengan perusahaan guna mendapatkan tujuan kedua belah pihak
dalam suasana yang sling menguntungkan.
Dalam melaksanakan kegiatan Public Relations tersebut,
dikenal tahapan-tahapan untuk mencapai tujuan yang efektif. Tahapan-tahapan
tersebut merupakan pola kegiatan komunikasi atau proses Public Relations.
Adapun tahapan-tahapan itu menurut Cutlip dan Centre dalam Rachmadi (2001 :
111) dibagi ke dalam empat tahap, yaitu :
1. Penemuan Fakta (Fact Finding)
Tahap ini merupakan tahap dimana kegiatannya lebih
difokuskan untuk mengetahui apakah situasi dan pendapat dalam masyarakat (opini
publik) terhadap suatu langkah yang akan diambil, maupun yang sedang
dilaksanakan itu dapat menunjang atau justru malah akan menghambat kegiatan
organisasi atau perusahaan. Data-data dan fakta dapat diperoleh melalui survei
pendapat, baik yang bersifat internal public maupun yang bersifat eksternal
publik dengan menggunakan beberapa pendekatan. Dalam fase pencarian dan
penemuan data atau fakta ini, maka konsultan Public Relations dituntut untuk
melakukan hal-hal sebagai berikut :
a. Selalu memperhatikan berbagai kejadian atau perkembangan
sosial, politik dan juga ekonomi yang secara langsung atau tidak langsung akan
mempengaruhi organisasi atau perusahaan.
b. Mengumpulkan berbagai macam data untuk diolah menjadi
informasi.
c. Menganalisis informasi itu agar sesuai dengan keperluan
organisasi atau perusahaan.
d. Selalu siap menyajikan berbagai informasi secukupnya
kepada setiap unit organisasi atau perusahaan.
e. Menyempurnakan segala macam informasi yang dirasa masih
kurang lengkap atau memadai.
f. Melengkapi simpanan data-data dan informasi, antara lain
dengan menyelenggarakan dokumentasi dan mengkliping semua informasi dari media
massa yang dianggap (press clipping).
2. Perencanaan (Planning)
Perencanaan atau planning merupakan bagian penting dalam
usaha memperoleh opini publik yang menguntungkan. Perencanaan ini merupakan
bidang yang cukup penting bagi pihak Public Relations, karena merupakan bagian
yang sangat menentukan bagi keberhasilan tujuan organisasi, terutama tujuan
Public Relations itu sendiri. Tugas Public Relations yaitu menghubungkan
kegiatan komunikasi dengan kepentingan perusahaan.
3. Komunikasi
Pada tahap komunikasi ini, yaitu merupakan penyampaian
informasi secara aktif kepada publik, baik publik internal maupun publik
eksternal mengenai apa yang telah disusun dan juga diprogramkan. Pada proses
penyampaian informasi Public Relations menggunakan berbagai bentuk, jenis, dan
juga teknik komunikasi agar dapat mencapai efek tertentu seperti yang
diharapkan.
Berdasarkan hasil fakta dan data yang dikumpulkan (fact
finding), dalam tahap ini sejumlah langkah harus dilakukan, yaitu :
a. Merumuskan target atau tujuan yang harus dicapai ketika
mengirim pesan tertentu.
b. Mengolah data yang diperoleh tentang berbagai faktor
sosial politik dan lain sebagainya yang sekiranya diperlukan.
c. Merumuskan bagaimana pesan itu harus disebarkan.
d. Menentukan teknik komunikasinya.
e. Memeriksa kesempurnaan informasi yang diperolehnya pada
tahapan awal, yaitu fact finding.
f. Membandingkan pengalaman-pengalaman pihak lain dan
peusahaan itu sendiri. Guna menjadi bahan pemikiran untuk memperoleh langkah
terbaik bagi perusahaan.
g. Mengadakan analisis data atas informasi yang diperoleh
serta merumuskannya sesuai dengan program kerja, yaitu sesuai dengan situasi
dan tempatnya.
4. Evaluasi (Evaluations)
Setelah komunikasi dilaksanakan, maka perusahaan pastinya
tertarik untuk mengetahui dampak atau pengaruh dari tahap komunikasi terhadap publiknya.
Untuk mengetahuinya, maka dilakukanlah evaluasi atau evaluations.
Evaluasi sendiri adalah tahap terakhir kegiatan Public
Relations dari ketiga kegiatan lain yang sudah disebutkan di atas. Tujuan utama
dari evaluasi adalah untuk mengetahui apakah kegiatan Public Relations
benar-benar dilaksanakan menurut rencana hasil penelitian berdasarkan hasil
dari penelitian atau tidak. Jadi, tahapan evaluasi sangat penting, karena tanpa
adanya penilaian, maka tidak akan diketahui sampai dimana kelancaran kegiatan
Public Relations yang telah dilakukan oleh perusahaan.
Strategi Public Relations atau yang lebih dikenal dengan
bauran Public Relations, adalah sebagai berikut :
1. Publications
Setiap fungsi dan tugas Public Relations adalah
menyelenggarakan publikasu atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai
media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas
untuk diketahui oleh publik. Dalam hal ini, tugas Public Relations adalah
menciptakan berita untuk mencari publisitas melalui kerjasama dengan pihak
pers/wartawan dengan tujuan menguntungkan citra lembaga atau organisasi yang
diwakilinya.
2. Event
Merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan produk
dan layanan perusahaan, mendekatkan diri ke publik dan lebih jauh lagi dapat
memengaruhi opini publik. Berikut ini beberapa jenis event :
a. Calender event
Calender event meliputi kegiatan rutin selalu
diselenggarakan pada waktu tertentu, seperti manyambut hari raya Idul Fitri,
hari Natal, Tahun Baru, hari ulang tahun, dan sebagainya.
b. Special events
Event atau acara ajang yang sifatnya khusus dan dilaksanakan
pada momen tertntu di luar acara rutin dari program kerja Public Relations,
seperti peluncuran produk baru (product launching), pembukaan kantor, pabrik
baru, jalan baru, gedung baru, dan sebagainya.
c. Moment event
Event atau acara yang bersifat momentum atau lebih khusus
lagi, misalnya menyambut pesta perak, pesta emas, pesta berlian, hingga
menghadapi millenium.
3. News (menciptakan berita)
Berupaya menciptakan berita melalui press release, news
letter, buletin, dan lain-lain. Untuk itulah seorang Public Relations harus
mempunyai kemampuan menulis untuk menciptakan publisitas.
4. Community involvement (kepedulian pada komunitas)
Keterlibatan tugas sehari-hari seorang Public Relations
adalah mengadakan kontak sosial dengan kelompok masyarakat tertentu guna
menjaga hubungan baik (community relations humanity relations) dengan pihak
organisasi atau lembaga yang diwakilinya.
5. Inform or image (memberitahukan atau meraih citra)
Ada dua fungsi utama dari Public Relations, yaitu memberikan
informasi kepada publik atau menarik perhatian, sehingga diharapkan dapat
memperoleh tanggapan berupa citra positif.
6. Lobbying and negotiation
Keterampilan untuk melobi melalui pendekatan pribadi dan
kemampuan bernegosiasi sangat diperlukan bagi seorang Public Relations. Tujuan
lobi adalah untuk mencapai kesepakatan (deal) atau memperoleh dukungan dari
individu dan lembaga yang berpengaruh terhadap kelangsungan bisnis perusahaan.
7. Social Responsibility (tanggung jawab sosial)
Memiliki tanggungjawab sosial dalam aktivitas Public
Relations menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kepedulian terhadap msayarakat.
Hal ini akan meningkatkan citra hotel di mata publik. Saat ini banyak
perusahaan menjadikan kegiatan sosial sebagai aktivitas yang harus dilakukan.
Bentuknya beragam seperti peduli banjir, memberikan beasiswa, santunan anak
yatim, pengobatan gratis, dan masih banyak kegiatan lainnya.
4 Tahapan Dalam
Proses Public Relations (Humas)
Public Relations (PR) bukanlah kegiatan yang
sembarangan, justru kegiatan ini membutuhkan perencanaan yang berkelanjutan
untuk menguntungkan pertumbuhan perusahaan. Hal ini didasari oleh keyakinan
bahwa kehidupan perusahaan akan bergantung pada opini publik. Oleh karena itu,
kegiatan PR harus dilakukan untuk membentuk respon positif dari opini publik
tersebut.
PR adalah seni dan ilmu dalam menganalisis suatu isu,
memprediksi konsekuensi, mengorganisasi permasalahan, dan mengimplementasikan
program rencana untuk melayani organisasi dan publik.
Hubungan PR merupakan hubungan dua arah. Di satu sisi,
fungsinya adalah untuk menafsirkan sebuah organisasi untuk masyarakat.
Sementara di sisi lainnya, kegiatan PR mampu melahirkan informasi mengenai apa
yang diharapkan oleh publik.
Untuk melaksanakan kegiatan PR dengan baik, maka diperlukan
proses. Mengingat, kegiatan PR tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga
cara yang ditempuh untuk memperoleh hasil akhir tersebut.
Dalam
memahami dan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam lingkungan, seorang
praktisi PR harus memiliki tahap-tahap dalam melakukan kegiatannya. Menurut
Cutlip dan Center, ada empat proses public relations. Proses tersebut bersifat
dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan. Keempat proses
tersebut adalah:
1.
Research (penelitian)
Seorang
praktisi PR harus mengenal gejala dan penyebab permasalahan. Oleh sebab itu,
praktisi PR perlu melibatkan dirinya dalam penelitian dalam pe-ngumpulan fakta.
Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku
orang-orang yang berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “What’s
happening now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang
praktisi PR harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya
dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap
mungkin. Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi PR harus
meng-olah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan
pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan
dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat. Proses PR tidak
sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan
pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusun-an data sedemikian rupa
sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data
ini dapat dilakukan dengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus group discussion, wawancara
mendalam, danwalking around research.
2.
Planning (perencanaan)
Setelah
tahap penelitian dan pencarian data, praktisi PR melanjutkan ke tahap
perencanaan. Dalam tahap ini, praktisi PR melakukan penyusunan masalah. Ia
melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang
akan menggarap masalah nantinya. Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun
harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan PR
secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah
diperoleh, bukan berdasarkan keinginan PR. Berdasarkan pada rumusan
masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat
program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan
kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and
why?”
3.
Action and Communication (aksi dan komunikasi)
Komunikasi
sering kali dilakukan berdasarkan asumsi pribadi oleh seorang praktisi PR.
Akibatnya, tindakan tersebut terkadang membawa hasil yang buruk dan tidak
disarankan karena akan berisiko pada citra perusahaan. Tahap ini dilewati untuk
mendapatkan jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”. Tujuan dan
objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi
yang akan dilakukan oleh praktisi PR. Ia harus mampu mengkomunikasikan pelak
pelaksanaan program sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian
mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut. Selain itu, ia
juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan PR sebaik-baiknya. Kegiatan
aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok,
komunikasi massa, dan komunikasi organisasional.
4.
Evaluation (evaluasi)
Cara
untuk mengetahui apakah prosesnya sudah selesai atau belum adalah dengan
mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil. Tujuan utama dari
evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada
tahap ini, ia pun dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta
yang telah ada. Akan tetapi, perlu diingat bahwa nama tengah seorang praktisi
PR adalah ‘krisis’. Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak
menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap
ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did
we do?” menjadi acuan dalam tahap ini.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar